Как же просто и быстро можно не только обсудить, но и решить рабочий вопрос с коллегами, если они находятся в вашей или в соседней комнате – подошел и поговорил, никаких проблем.
Увы, многие из нас работают в крупных территориально-распределенных компаниях, где тысячи сотрудников-коллег находятся в разных городах или даже странах. А часть из них и вовсе может работать удалено, из «хоум-офиса». Для некоторых типов компаний, например для ИТ, консалтинговой или строительной отрасли это очень распространённый сценарий, а именно, когда на одном проекте работают люди из разных офисов и у них есть необходимость в регулярных коммуникациях и обсуждениях документов.
Как в таком случае организовать совместную работу над документами и добиться быстрого результата? Все вполне реально, если использовать программу Microsoft Lync Server 2013.
Находясь в стадии активного развития и роста, компании увеличивают штат сотрудников, открывают новые филиалы и региональные представительства в различных городах или даже странах. И все, как один, сталкиваются с типичной проблемой: сложность построения бизнес-процессов в удаленном филиале без потери качества и высокого уровня сервиса, которого удалось достигнуть в головном офисе.
В такой ситуации внедрять новые идеи, методы и технологии в работу каждого отдельного представительства становится все сложнее - сказывается расстояние и специфика каждого конкретного города. И единственным решением данной проблемы является создание и контроль исполнения неких стандартов работы и коммуникаций, единых для всей компании и ее сотрудников, независимо от расположения офиса.
Простой пример: презентация, над которой работают сотрудники из одного офиса будет готова за один-два дня, а на ту, которая готовится распределенной командой – уйдет неделя. Возможно, многим эта проблема покажется знакомой. Однако решение есть.
Microsoft Lync Server 2013 решение, которое позволяет сотрудникам из разных городов работать над документами так, будто все они находятся в одном кабинете.
После внедрения, Microsoft Lync, как и любое другое коммуникационное решение активно используется во всей организации, но есть и такие отделы или структурные подразделения, где данный продукт может значительно повысить эффективность и скорость работы. Одно из таких подразделений - отдел маркетинга, его по праву можно поставить на второе после отдела продаж место по степени интенсивности внутренних и внешних коммуникаций.
Как именно Lync помогает в работе отдела маркетинга, давайте рассмотрим на примере одной из типовых задач маркетолога – написание пресс-релиза по итогам реализованного компанией проекта. Ситуация: на проекте работало несколько технических специалистов из нескольких удаленных офисов, т.е. это те люди, которые должны проконсультировать, рассказать подробности проекта. На основании полученной информации нужно подготовить черновик пресс-релиза, а затем согласовать его с теми же лицами. Казалось бы, не будь в компании Lync – процесс затянулся бы на недели. Lync дает практически безграничные возможности для связи и общения, что значительно ускоряет любой процесс.
Главный интерфейс
Microsoft Lync Server 2013 (чем-то похож на Skype) представляет собой единое окно с контактами, где представлены все сотрудники предприятия. Соответственно, найти нужны людей там очень просто, достаточно знать как минимум что-то одно: имя, фамилию, должность, номер телефона или почту. Т.е. если нам нужен, например, project-менеджер, специализирующийся на разработке сайтов, то найти его не составит труда. Более того, в результатах поиска система отображает список людей с информацией о том:
кто находится онлайн
кто в сети, но не на месте, и сколько времени отсутствует
кто онлайн, но на занят или совещании
у кого статус «не беспокоить» и т.д.
Таким образом, не тратя лишнее время можно быстро собрать нескольких свободных человек в конференцию, причем сначала в чате, а уже затем в аудио или видео формате. Видеоконференцсвязь незаменима для подобных обсуждений, когда нужно услышать мнение сразу нескольких человек. Итак, возвращаясь к рассматриваемой ситуации, по итогам консультаций с коллегами-техническими специалистами можно смело готовить материал и назначать повторный конференц звонок.
Посредствам Lync готовый пресс-релиз можно также очень быстро согласовать и утвердить с коллегами. Система позволяет загрузить документы, презентацию или другие материалы и предоставить право другим участникам конференции редактировать их, оставлять комментарии к какой-либо части документа и т.д. Кроме того, в Lync можно открыть доступ к собственному рабочему столу, дать право открывать любые документы и файлы или получить аналогичное право управления рабочим столом любого из участников. Это бывает полезно, когда во время собрания маркетологов, кто-то хочет продемонстрировать кейс, размещенный на интернет-странице конкурентов и для этого вводит необходимую информацию в браузере и расшаривает свой экран.
Подготовка, согласование и утверждение любого материала, будь это пресс-релиз или что угодно еще, занимает в разы меньше времени, если использовать Microsoft Lync Server 2013. Страшно представить, как долго можно пересылать документы по корпоративной почте и обсуждать возникающие вопросы по телефону с каждым специалистом отдельно.
Статья подготволена сайтом:
lync4you.ru
Комментарии